In dieser Reihe beschäftige ich mich mit der Frage „Wie können Ehrenamtliche ihre Sprachlernangebote im Team organisieren?„.
Wie können Teams sich gegenseitig auf dem Laufenden halten, Dinge besprechen und Dateien teilen?
Im ersten Beitrag hatte ich bereits die Umfrageergebnisse sowie einige Überlegungen dazu geteilt.
Heute geht es mit dem ersten Teil los: Im Fokus stehen drei Tools, die die meisten Personen eh schon verwenden (Facebook, WhatsApp und E-Mail) und wie man diese für die Kommunikation im Verein oder in der Gruppe nutzen kann.
Tool 1: Facebook-Gruppe
Facebook ist nach wie vor ein beliebtes soziales Netzwerk und viele Menschen nutzen bereits einen Facebook-Account zum Vernetzen mit Freunden, Familie, Kollegen und Unternehmen. Eine Facebook-Gruppe ist also ideal für Teams, bei denen die Mehrheit bereits Facebook nutzt. Es kann jedoch sein, dass sich manche weigern, sich „extra dafür“ bei Facebook anzumelden.
Facebook kann von allen möglichen Geräten benutzt werden. Für Smartphone gibt es eigene Apps. Allerdings braucht man Internetzugang, um sich zu beteiligen.
Man kann in Gruppen verschiedene Diskussionsthreads eröffnen, die automatisch chronologisch geordnet sind. Mit der Suchfunktion lassen sich ältere Themen finden. Es bietet sich auch an, im Team ein Set von Schlagworten zur Gliederung zu vereinbaren. Man kann in Gruppen Textbeiträge schreiben, Umfragen starten, Fotos, Videos und Dateien (z.B. PDFs) hochladen sowie Dokumente erstellen. Dokumente können Text, Links und Fotos enthalten und eignen sich besser für lange Texte als die normalen Beiträge.
Jedes Teammitglied kann individuell einstellen, welche Benachrichtigungen es für die Gruppe erhalten möchte. Man sollte Kommunikationsregeln aufstellen, denn: wenn jede/r für „Kleinigkeiten“ in die Gruppe postet und man am Tag ein Dutzend Benachrichtigungen bekommt, stellt man die Benachrichtigungen ganz ab – und verpasst die wichtigen Mitteilungen.
Tipp: Facebook bietet verschiedene Privatsphäreeinstellungen für Facebook-Gruppen. Nutzt „geheim“, wenn die Gruppe von außen nicht sichtbar sein soll. Ihr müsst eure Teammitglieder dann manuell einladen. Alternativ könnt ihr die Gruppe auf „geschlossen“ stellen. Man sieht dann die Gruppe und ihre Mitglieder, nicht jedoch die Inhalte. Eine offene Gruppe ist meiner Meinung nach nicht für diesen Zweck geeignet.
| Kosten: | kostenlos |
| Plattformen: | alle |
| Einfach zu bedienen: | ja |
| Synchronisierung: | ja, Internet notwendig |
| Dateien: | ja |
| Nerv-Faktor: | mittel |
Mehr Infos zu Facebook-Gruppen: Kleines 1×1 und offizielle Facebook-Hilfe
Tool 2: Whatsapp-Gruppe
WhatsApp ist ein weit verbreiteter Messenger für Smartphones aller Betriebssysteme. Man kann Gruppenchats mit bis zu 256 TeilnehmerInnen erstellen.
In den Gruppen kommuniziert man normalerweise mit Text und Emojis. Außerdem können Fotos, Videos, Sprachnachrichten, Kontakte, der Standort und (seit einigen Monaten) auch Dateien wie PDF- oder Word-Dokumente geteilt werden. Der Chat wird chronologisch angezeigt und wird mit zunehmender Gruppengröße immer unübersichtlicher. Die Suchfunktion ist die einzige Möglichkeit, alte Beiträge wiederzufinden. WhatsApp eignet sich also nicht, um Dateien und Infos dauerhaft zu speichern. Es ist eher für aktuelle Absprachen geeignet, wobei WhatsApp-Benachrichtigungen schnell nerven können, wenn einen die aktuelle Diskussion nicht betrifft.
Teammitglieder ohne Smartphone werden aus dieser Kommunikationsform ausgeschlossen.
Tipp: Man kann WhatsApp auch am Computer nutzen: Für WhatsApp Web scannt man einen QR-Code und kann dann vom PC aus auf alle Chats zugreifen. So geht das Tippen langer Texte oder das Hochladen von Dateien viel schneller!
| Kosten: | kostenlos |
| Plattformen: | Smartphones |
| Einfach zu bedienen: | ja |
| Synchronisierung: | ja; man kann auch offline Nachrichten schreiben |
| Dateien: | ja |
| Nerv-Faktor: | hoch |
Mehr Infos zu WhatsApp-Gruppen in der FAQ
Tool 3: E-Mail-Verteiler
E-Mails sind DER Klassiker schlechthin. Es wird wohl jede/r aus dem Team eine Mailadresse besitzen. Man kann sich bei diversen Freemail-Anbietern ansonsten auch eine neue Mailadresse nur für die Kommunikation im Ehrenamt anlegen, z.B. bei Gmail, web.de oder gmx.net.
Mit Mailprogrammen wie Outlook oder Mozilla Thunderbird machen das Lesen, Schreiben und Verwalten von E-Mails komfortabler und übersichtlicher. Mit Thunderbird kann man z.B. im Adressbuch Listen mit mehreren Personen anlegen. Wenn man ans Team schreiben will, muss man so nicht alle Mailadressen heraussuchen.
Rundmails eignen sich gut, um Infos an alle im Team weiterzugeben. Diskussionen per Mail sind jedoch sehr nervig – vor allem mit Unbeteiligten im CC.
In Bezug auf Dateien sind E-Mails sehr flexibel. Man kann quasi alles mit ihnen verschicken. Die Dateien dürfen jedoch nicht zu groß sein, da sonst das ein oder andere Teammitglieder Probleme mit einem „verstopften“ Postfach hat. Für das gemeinsame Ausfüllen von Dateien (z.B. Word- oder Exceldateien) sind Emails nicht geeignet – er werden nur unzählige in Konflikt stehende Versionen entstehen. Benutzt dafür lieber Dropbox oder Google Sheets. Mehr dazu in Teil 2!
Tipp: Wer keine Freemail-Werbung sehen will und viel Wert auf Datenschutz legt, kann bei Posteo für 1€ im Monat ein Postfach anlegen.
| Kosten: | kostenlos |
| Plattformen: | alle |
| Einfach zu bedienen: | ja |
| Synchronisierung: | nein |
| Dateien: | jain |
| Nerv-Faktor: | mittel |
Weitere Tools aus dieser Kategorie:
- Google+ Gruppe
- SMS
- andere Messenger-Apps wie Threema (kostenpflichtig) oder Telegramm (nicht so weit verbreitet)
- Facebook Messenger