15+ kostenlose Tools für die Kommunikation (Teil 3: Smarte Tools)

Die Tools im dritten Teil kennt ihr – im Gegensatz zu den Messengern und Cloud-Diensten aus den ersten beiden Teilen – mit Sicherheit noch nicht. Sie sind speziell für kollaboratives Arbeiten und Projektmanagement entwickelt worden. Sie bieten viele hilfreiche Funktionen, sind dafür aber nicht ganz so einfach und intuitiv zu bedienen. Wer damit arbeiten möchte, sollte sich etwas Zeit nehmen, um die Tools kennenzulernen und ein paar Tutorials zu schauen.

Diese Tools haben alle gemeinsam, dass sie in der Basis-Version kostenlos sind. Für Zusatzfunktionen muss man Pro- oder Premium-Mitgliedschaften abschließen, die meist monatlich berechnet werden und zwischen 2,50-10€ pro User pro Monat kosten. Ich persönlich denke jedoch, dass die kostenlosen Funktionen bereits sehr umfangreich sind und euch sicherlich weiterhelfen werden. Ihr könnt jedes dieser Tools in Ruhe ausprobieren und euch dann – im Fall der Fälle – für eine Investition entscheiden.

Zum Start der Reihe / Teil 1: Messenger / Teil 2: Cloud

Ich habe euch für jedes der Tools ein Tutorial-Video auf YouTube herausgesucht und eingebettet, damit ihr euch einen Einblick verschaffen könnt.

Tool 6: Trello

Trello ist weniger für die Kommunikation an sich gedacht (dafür bräuchtet ihr einen anderen Kanal, z.B. persönliche Treffen, WhatsApp-Gruppe oder Mailingliste), sondern hat seine Stärken im Projektmanagement, im Speichern und visuellen Anordnen von Informationen und in den vielen Erweiterungen.

Das Grundprinzip von Trello sieht folgendermaßen aus: Man legt ein Board an und hat darauf verschiedene Listen. In diesen Listen erstellt man Karten. Eine Karte besteht mindestens aus dem Titel. Ich speichere mir zum Beispiel Artikelideen für diesen Blog in einem Trello-Board. Ich habe eine Liste für Rezensionen, für lange Artikel, für Kurzmeldungen… In einer einzelnen Karte kann ich jedoch noch viele weitere Informationen speichern: Kommentare, Anhänge (Dateien, Links), Checklisten, … Außerdem kann ich der Karte ein Datum oder eine/n MitarbeiterIn zuweisen. Die Karten sind flexibel und können in andere Listen verschoben werden, zum Beispiel in eine „erledigt“-Liste.

In der folgenden Grafik seht ihr ein Beispiel, wie man Trello für die Organisation von Deutschkursen nutzen könnte:

  • Inhalte von Unterrichtsstunden dokumentieren (Was haben wir gemacht? Wer war da? Was waren die Hausaufgaben?)
  • Themen für Unterrichtsstunden oder Konversationskursstunden sammeln
  • Dateien und Links speichern
  • Kontaktdaten der Mitwirkenden speichern
  • To-Dos speichern

Trello kann mit anderen Diensten verbunden werden, die ihr in eurer Gruppe einsetzt – etwa Dropbox oder Slack (siehe unten).

Tipp: Auf http://help.trello.com/ gibt’s auch Hilfe-Artikel auf Deutsch.

Kosten: kostenlos in der Basis-Version
Plattformen: Web + App
Einfach zu bedienen: braucht Einarbeitungszeit
Synchronisierung: ja
Dateien: alle, direkter Upload oder Integration mit Dropbox, Google Drive, One Drive, … (max. 10 MB)
Nerv-Faktor: gering; kann bei großen Boards jedoch unübersichtlich werden

Trello-Tutorial (Deutsch):

Tool 7: Slack

Ich liebe Slack! Dennoch habe ich ein wenig ein schlechtes Gewissen, Slack hier aufzuführen. Es ist nämlich nicht gerade intuitiv und einfach zu bedienen.

Leuten, die sich im Netz nicht so fit fühlen, rate ich von Slack ab. Es ist ein Tool, das primär von internetaffinen jungen Leuten in Startups und Internet-Unternehmen eingesetzt wird. Ich habe es in der Uni als Kommunikationstool für eine Projektarbeit kennengelernt.

Also, wenn ihr euch nicht habt abschrecken lassen, erkläre ich euch gern, was Slack genau ist.

Slack ist ein Tool für die Kommunikation in Teams. Man kann es im Browser oder als Desktop- oder Smartphone-App nutzen. Die Oberfläche ähnelt an einen Chat. Wenn man ein Team anlegt, werden standardmäßig mehrere Channels angelegt, z.B. General (für wichtige News an das gesamte Team) oder Random. Man kann neue Channels anlegen und diese auch so einstellen, dass nur bestimmte Personen Zugriff haben. In den Channels können die Teammitglieder Nachrichten zu bestimmten Themen posten, Links posten, Dateien hochladen und mehr.

Man könnte zum Beispiel für jeden Deutschkurs, den man anbietet, einen Channel einrichten und die jeweiligen Lehrer zuweisen.  Man könnte darüber hinaus Channel anlegen, in denen man Material und Links sammelt. (Was ich persönlich gerne nutze: Die Möglichkeit, RSS-Feeds von Webseiten direkt in einen Slack-Channel zu abonnieren. Das räumt mein Postfach total auf, weil ich weniger E-Mail-Newsletter abonnieren muss.) Teammitglieder können sich auch Direktnachrichten schicken.

Neben den bereits eingebauten Funktionen lässt sich Slack durch unzählige Apps erweitern. Dazu gehören nicht nur die üblichen Dropbox- oder Google Drive-Integrationen, sondern auch intelligente Spielereien wie Umfragen, Kalender und Bots.

Wenn man sich wirklich in Slack einarbeitet und passende Apps auswählt, kann man sich sein Slack zur optimierten Kommunikations-Zentrale umbauen.  Das funktioniert aber nur, wenn alle im Team mitmachen.

Tipp: Auch Slack hat einen deutschsprachigen Support-Bereich: https://get.slack.help/hc/de

Kosten: kostenlos in der Basis-Version
Plattformen: Web, Desktop + App
Einfach zu bedienen: braucht Einarbeitungszeit
Synchronisierung: ja
Dateien: alle, direkter Upload oder Integration mit Dropbox, Google Drive, One Drive, … (max. 1GB pro Daten; Insg. 5GB)
Nerv-Faktor: mittel – wenn man lange nicht reinguckt, können die ungelesenen Channels unübersichtlich werden

Slack-Tutorial (Englisch):

 

Tool 8: Evernote

Evernote ist ein digitales Notizbuch. Man kann Notizbücher anlegen (z.B. habe ich welche für die Uni, für Rezepte, für die Arbeit, für Musik…) und in diesen einzelne Notizen ablegen. Die Notizen können nicht nur Text, sondern auch Links und Medien enthalten. Was ich sehr angenehm finde: Notizen können mit grundlegenden Texteditor-Funktionen formatiert werden.

Dank Browsererweiterung und App kann ich auch spontane Fundstücke unterwegs speichern. Tags sorgen für mehr Ordnung.

Man kann sowohl einzelne Notizen als auch komplette Notizbücher für andere Evernote-NutzerInnen freigeben. Innerhalb eines Asylfreundeskreises könnte man also ein gemeinsames Notizbuch (oder gleich mehrere) anlegen und Informationen speichern, sortieren und somit kollaborativ ein Archiv erstellen. Für Besprechungen ist Evernote eher nicht geeignet, ähnlich wie Trello.

Da das Prinzip eines (digitalen) Notizbuchs deutlich einfacher zu verstehen und umzusetzen ist als die abstrakten Listen und Karten (Trello) bzw. Channels (Slack), finde ich Evernote von den hier vorgestellten smarten Tools am besten für NutzerInnen mit wenig Web-Erfahrung.

Kosten: kostenlos in der Basis-Version
Plattformen: Web, Desktop + App
Einfach zu bedienen: Ja
Synchronisierung: jain, manchmal Synchronisierungsprobleme mit der App
Dateien: Ja, + Dropbox/Google Drive
Nerv-Faktor: gering

Evernote-Tutorial:

Tool 9: Wunderlist

Ehrlich gesagt wurde ich mit Wunderlist nie wirklich warm. Da ich jedoch einige Leute in meinem Arbeitsumfeld kenne, die gerne damit arbeiten, stelle ich es hier vor.

Bei Wunderlist geht es – wie der Name schon verrät – um Listen. Man kann Listen für verschiedene Themen definieren und diesen listenartige Einträge hinzufügen. Ähnlich wie bei den Trello-Karten kann ich pro Eintrag Zusatzinfos wie Kommentare, Dateien, Links und Erinnerungen angeben.

Wenn man Wunderlist konsequent nutzt, trägt man dort alle To-Dos und Termine ein und kann dann zahlreiche smarte Funktionen nutzen: Überblick in „Heute“ und „Woche“; automatische Erinnerungen, einfaches duplizieren von Aufgaben. Wie gesagt; ich nutze Wunderlist nicht aktiv, da ich meine To-Dos in einem Papier-Kalender (bzw. genauer gesagt in einem Bullet Journal) verwalte.

Für das dauerhafte Archivieren von Informationen würde ich Wunderlist nicht unbedingt empfehlen. Ich kann mir aber vorstellen, dass es sehr nützlich ist, wenn man als Team eine konkrete Aufgabe zu bewältigen hat und den Überblick über die einzelnen Teilschritte und die Zuständigkeiten nicht verlieren will.

Kosten: kostenlos in der Basis-Version
Plattformen: Web + App
Einfach zu bedienen: ja
Synchronisierung: ja
Dateien: Ja
Nerv-Faktor:

Tutorial (Englisch):

Ich hoffe, mit diesen Kurzbeschreibungen konnte ich euch einen Überblick über die Tools geben und ihr habt Lust bekommen, das ein oder andere auszuprobieren. Ich persönlich habe Slack wirklich schätzen gelernt!

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